إحصائيات صادمة: كيف قامت شركة Changxin بتخفيض تكاليف التشغيل بنسبة 30%

تبحث العديد من الشركات عن طريقة عملية لتقليل تكاليف التشغيل دون خفض جودة المنتج أو إنشاء عمل إضافي لفرقها. أنا أفهم الضغط. تتغير أسعار المواد، وتختلف عروض أسعار الموردين، ويمكن أن تؤثر الزيادات الصغيرة في التكلفة على الميزانية بأكملها. تساعد شركة Changxin الشركات على مراجعة احتياجات الشراء، ومقارنة خيارات التوريد، وتحديد المجالات التي يمكن تخفيض التكاليف فيها. قد يصل بعض العملاء إلى وفورات تصل إلى 30%، بناءً على حجم طلباتهم ونوع المنتج وشروط المورد الحالية واحتياجات التسليم. النتائج الفعلية سوف تختلف. أبدأ بالوضع الحالي. أقوم بمراجعة: - مواصفات المنتج - كمية الطلب وتكراره - أسعار الوحدات الحالية - احتياجات التعبئة والتغليف والشحن - مواقع التسليم - متطلبات الجودة - شروط المورد الحالية وهذا يعطيني رؤية واضحة إلى أين تتجه الميزانية. لا يكون السعر الأقل مفيدًا إذا تسبب في تأخيرات أو مشاكل في الجودة أو أعمال فحص إضافية. والخطوة التالية هي مقارنة التكلفة. بإمكان شركة Changxin المساعدة في مقارنة الخيارات المناسبة على أساس نفس المتطلبات. أنظر إلى تكلفة الشراء الكاملة بدلاً من سعر الوحدة وحده. يمكن أن يؤثر الشحن والتعبئة والحد الأدنى لكمية الطلب والمهلة الزمنية وشروط الدفع على الرقم النهائي. على سبيل المثال، قد تدفع الشركة التي تشتري 10000 وحدة شهريًا أكثر من المتوقع بسبب طلبات الدفعات الصغيرة ورسوم التسليم المنفصلة. بعد مراجعة خطة الطلب، قد تقوم الشركة بدمج الشحنات أو تعديل جدول الشراء أو تحديد خيار التغليف المناسب. لا يأتي الادخار من إزالة الميزات المطلوبة. إنه يأتي من تقليل التكاليف التي يمكن تجنبها. يمكن أن تبدو عملية المراجعة البسيطة كما يلي: 1. قم بمشاركة تفاصيل المنتج وخطة الشراء الحالية. 2. تأكيد متطلبات الجودة والكمية والتسليم. 3. قارن بين خيارات العرض المتاحة. 4. قم بمراجعة التكلفة المعلنة بالكامل. 5. فحص العينات أو المواصفات عند الحاجة. 6. حدد الخيار الذي يناسب الميزانية واحتياجات العمل. 7. تتبع التكلفة الفعلية بعد اكتمال الطلب. إنني أفضل الأرقام الواضحة على الوعود الواسعة. يجب أن يوضح عرض الأسعار المفيد ما تم تضمينه، وما قد يتغير، وما هي الشروط التي تؤثر على السعر. وهذا يساعد المشترين على اتخاذ القرار بناءً على وضعهم الخاص. قد تبدو عملية الحساب النموذجية كما يلي: تكلفة الشراء السنوية الحالية: 100000 دولار أمريكي التكلفة المنقحة المقدرة: 70000 دولار أمريكي الفرق المقدر: 30000 دولار أمريكي هذا المثال للتوضيح فقط. إنه ليس وعدًا بالادخار. قد تكون نتيجتك أقل أو أعلى بعد مراجعة تفاصيل المنتج وحجم الطلب والنقل ومتطلبات الخدمة. يحتاج التحكم في التكاليف أيضًا إلى حماية العمليات اليومية. لا ينبغي للتغيير في المورد أو طريقة الشراء أن يؤدي إلى فترات زمنية أطول، أو جودة غير مستقرة، أو ضغط إضافي على فريقك. أركز على خطة متوازنة تأخذ في الاعتبار السعر والموثوقية وملاءمة المنتج ودعم التسليم. إذا كانت تكلفة الشراء الحالية تبدو أعلى مما ينبغي، فأرسل إلى Changxin تفاصيل المنتج الخاص بك وقدم معلومات الطلب. يمكنني مساعدتك في مراجعة هيكل التكلفة وتحديد التوفيرات الممكنة وإعداد عرض أسعار يناسب احتياجاتك.

تضيع العديد من الشركات الوقت في أماكن يصعب رؤيتها. تتغير خطة الإنتاج، لكن التحديث يصل إلى الفريق متأخرًا. سجلات المخزون لا تتطابق مع المستودع. يكرر الموظفون نفس إدخال البيانات عبر ملفات مختلفة. يقضي المديرون ساعات في السؤال عن الحالة بدلاً من مراجعة القرار التالي. هذا هو المكان الذي تستطيع فيه شركة Changxin دعم العمليات الأصغر حجمًا. الهدف ليس إضافة المزيد من البرامج أو إنشاء المزيد من التقارير. الهدف هو مساعدة الأشخاص على رؤية العمل وتقليل الخطوات المتكررة والاستجابة للمشكلات بمعلومات أفضل. عندما أقوم بمراجعة عملية ما، فإنني أنظر إلى خمس مناطق. 1. اجعل متابعة سير العمل أسهل تبدأ العملية البسيطة بعملية واضحة. تنتقل الطلبات من التواصل مع العملاء إلى التخطيط والشراء والإنتاج والتفتيش والتسليم. تحتاج كل مرحلة إلى مالك واضح ومدخل محدد ومخرج مرئي. يمكن تقييم شركة Changxin من خلال مدى نجاحها في مساعدة الشركة على ربط هذه المراحل. يجب أن يساعد النظام المفيد الفرق في الإجابة على الأسئلة البسيطة: - ما الذي يجري العمل عليه؟ - من المسؤول عن الخطوة التالية؟ - ما هي المعلومات المفقودة؟ - ما هو الترتيب الذي يحتاج إلى الاهتمام؟ - متى ستكون المهمة جاهزة للتسليم؟ يقلل التصميم الواضح لسير العمل من الحاجة إلى المكالمات المتكررة وجداول البيانات الخاصة. كما أنه يمنح الموظفين الجدد طريقة أكثر مباشرة لتعلم المهام اليومية. 2. تحسين تخطيط الإنتاج غالبًا ما تواجه فرق الإنتاج فجوة بين الخطة وأرضية المتجر. قد يتم قبول أمر المبيعات قبل التحقق من توفر المواد. قد يتم تعيين جهاز دون مراجعة حجم العمل الحالي الخاص به. قد يتم الوعد بتاريخ التسليم دون وجود وقت كافٍ للفحص أو إعادة العمل. تربط عملية التخطيط الأصغر حجمًا بين الطلب والمواد والمعدات والعمالة ومواعيد التسليم. وينبغي قياس شركة Changxin من خلال قدرتها على مساعدة الفرق على مقارنة الخطة بالتقدم الفعلي. أود أن أتتبع المؤشرات العملية مثل: - الإنتاج المخطط والإنتاج الفعلي - حالة اكتمال الطلب - استخدام الآلة - نقص المواد - كمية إعادة العمل - مهام الإنتاج المتأخرة لا تحتاج هذه الأرقام إلى أن تصبح لوحة معلومات معقدة. غالبًا ما تكون مجموعة صغيرة من البيانات الدقيقة أكثر فائدة من تقرير كبير لا يتحقق منه أحد. 3. تقليل ارتباك المخزون ينشئ المخزون تكلفة عندما تكون السجلات غير مكتملة. قد يعرض المستودع المخزون على الورق بينما تم بالفعل نقل المادة إلى الإنتاج. يجوز للمشتري تقديم طلب جديد لأنه من الصعب تأكيد الكمية الحالية. يمكن أن تظل العناصر بطيئة الحركة دون أن يلاحظها أحد بينما تنفد المواد المستخدمة بشكل متكرر. يمكن أن تساعد شركة Changxin في إنشاء تدفق أكثر اتساقًا لمعلومات المخزون عندما تتبع السجلات تخزينها واختيارها واستخدامها وإرجاعها نفس العملية. سأبدأ بمراجعة أساسية للمخزون: 1. قم بمطابقة سجلات النظام مع الكميات المادية. 2. تمييز المواد حسب الاستخدام والحركة. 3. قم بتعيين نقاط إعادة الترتيب العملية. 4. سجل كل عملية نقل بين المواقع. 5. مراجعة المخزون غير النشط وفق جدول منتظم. هذا النهج لا يعتمد على التخمين. فهو يمنح فرق الشراء والإنتاج رؤية مشتركة للمواد المتاحة. 4. امنح المديرين المعلومات التي يمكنهم استخدامها يكون التقرير مفيدًا فقط عندما يدعم القرار. قد يحتاج المدير إلى معرفة سبب تأخير الطلب، وليس مجرد تأخيره. قد تتضمن الإجابة وصول المواد، أو صيانة الماكينة، أو تخصيص العمالة، أو فحوصات الجودة، أو خطوة موافقة غير واضحة. يجب أن تسهل شركة Changxin تتبع السبب وراء المشكلة التشغيلية. يجب أن تكون المعلومات مفهومة للأشخاص الذين لا يعملون مع الأنظمة التقنية كل يوم. على سبيل المثال، قد تركز المراجعة اليومية على: - الطلبات المعرضة لخطر التأخير - المواد التي تقل عن مستوى العمل - المهام التي تنتظر الموافقة - مشكلات الجودة التي تحتاج إلى إجراء - مراحل الإنتاج مع التوقفات المتكررة يمكن أن تساعد المراجعات القصيرة الفرق على التصرف مبكرًا. كما يقومون أيضًا بإنشاء سجل يوضح ما إذا كان التغيير قد أدى إلى تحسين العملية. 5. بناء العادات حول التحسينات الصغيرة لا تأتي العمليات الهزيلة من تعديل كبير واحد. أنها تنمو من خلال المراجعة المنتظمة. تعد طريقة كانبان من تويوتا مثالاً معروفًا لاستخدام الإشارات المرئية للتحكم في العمل وتدفق المواد. الفكرة عملية: نقل العمل عندما تكون هناك حاجة حقيقية، بدلاً من إنتاج أكثر مما تستطيع العملية التالية التعامل معه. يمكن للأعمال التجارية التي تستخدم Changxin تطبيق نفس التفكير بطريقة تناسب عملياتها الخاصة. قد يبدأ الفريق بخط إنتاج واحد، أو منطقة مستودع واحدة، أو نوع طلب واحد. وبعد أن تصبح العملية مستقرة، يمكن اختبار نفس الطريقة في منطقة أخرى. أفضّل هذا النهج لأنه يحد من الاضطراب. كما أنه يسهل معرفة التغيير الذي أدى إلى نتيجة مفيدة. ويمكن أن تتضمن خطة التقييم المناسبة ما يلي: - تسجيل العملية الحالية. - تحديد الأعمال المتكررة والتأخيرات الشائعة. - اختر منطقة واحدة لإجراء اختبار صغير. - ضع إجراءات بسيطة قبل التغيير. - تدريب الأشخاص الذين يستخدمون هذه العملية. - مراجعة النتيجة مع الفريق. - ضبط سير العمل بناءً على التعليقات الفعلية. بالنسبة لشركة تفكر في شركة Changxin، فإن السؤال الرئيسي ليس ما إذا كان النظام يحتوي على العديد من الوظائف. والسؤال الأفضل هو ما إذا كان ذلك يساعد الأشخاص على إكمال العمل بخطوات أقل غير واضحة. تصبح العمليات أصغر حجمًا عندما تتحرك المعلومات مع العمل، وتكون المسؤوليات مرئية، ويتم العثور على المشكلات قبل أن تؤثر على العميل. قد تكون Changxin جزءًا مفيدًا من هذا الجهد عندما تتوافق ميزاتها مع عمليات الشركة وجودة البيانات وقدرات الموظفين واحتياجات الخدمة. وأقوم بمقارنة سير العمل الحالي مع المسار المقترح، واختبار العملية بأوامر حقيقية، وقياس التغيير قبل اتخاذ قرار أوسع. وهذا يخلق أساسًا عمليًا للحكم على ما إذا كانت شركة Changxin قادرة على تحسين العمليات اليومية.

تنفق العديد من الشركات أكثر مما تحتاج إليه لأن العمل اليومي موزع على عدد كبير جدًا من الأدوات، أو يتكرر يدويًا، أو يتأخر بسبب مسؤوليات غير واضحة. يمكن أن تتراكم التسريبات الصغيرة: خطط البرامج غير المستخدمة، وإدخال البيانات المكررة، والمتابعات الفائتة، والمخزون الزائد، وسلاسل الموافقة الطويلة. لقد وجدت أن التحكم في التكاليف يعمل بشكل أفضل عندما يبدأ بالطريقة التي يتم بها العمل. قد يؤدي قطع أداة مفيدة إلى تقليل الفاتورة لمدة شهر واحد، ومع ذلك يمكن أن يخلق المزيد من العمل اليدوي للفريق. يتمثل النهج الأكثر ذكاءً في فهم كل عملية، وإزالة الهدر، والحفاظ على الموارد التي تدعم الأداء الثابت. ### ابدأ برؤية واضحة للتكاليف الحالية أبدأ بإدراج نفقات الأعمال العادية في مجموعات بسيطة: - البرامج والاشتراكات - وقت الموظفين - تكاليف المكاتب والمعدات - المخزون والمواد - رسوم الشحن والخدمات - مصاريف التسويق والمبيعات - إعادة العمل والمبالغ المستردة والمواعيد النهائية الفائتة تكشف هذه القائمة غالبًا عن التكاليف التي يسهل التغاضي عنها. قد تركز الشركة على الإيجار وكشوف المرتبات بينما تفتقد الساعات التي تقضيها في نسخ المعلومات بين الأنظمة. المراجعة الشهرية يمكن أن تساعد. أقوم بمقارنة التكلفة المخططة بالتكلفة الفعلية، ثم أطرح سؤالاً عمليًا واحدًا: **هل تدعم هذه النفقات نشاطًا تجاريًا مفيدًا؟ ** إذا كانت الإجابة غير واضحة، فإن النفقات تحتاج إلى مراجعة أكثر دقة. ليس من الضروري دائمًا إزالته. ### البحث عن العمل المتكرر غالبًا ما يتم إخفاء المهام اليدوية داخل الإجراءات العادية. يجوز للفريق إدخال نفس تفاصيل العميل في جدول بيانات ونظام بريد إلكتروني وأداة فاتورة ومنصة التسليم. يستغرق كل إجراء بضع دقائق فقط. على مدى أسبوع، يصبح الوقت مكلفا. أبحث عن المهام التي تشمل: - نسخ نفس المعلومات - التحقق من نفس البيانات عدة مرات - إرسال رسائل بريد إلكتروني مماثلة يدويًا - انتظار الموافقات البسيطة - إنشاء تقارير من ملفات منفصلة - البحث عن المستندات أو تفاصيل الطلب يمكن لخريطة سير العمل الصغيرة أن توضح أين يتباطأ العمل. اكتب كل خطوة من طلب العميل إلى الطلب المكتمل. حدد الخطوات التي تستغرق معظم الوقت أو التي تسبب أكبر عدد من الأخطاء. وهذا يمنح الفريق نقطة انطلاق أفضل من التخمين. ### اختر الأدوات على أساس الاستخدام، وليس الميزات قائمة طويلة من الميزات لا تجعل الأداة مفيدة دائمًا. أفضل أن أسأل عن عدد المرات التي سيستخدم فيها الفريق الوظيفة وما إذا كانت تحل مشكلة حالية. قبل إضافة منصة، تحقق مما يلي: 1. ما هي المهمة التي سيتم تحسينها؟ 2. من سيستخدمه؟ 3. ما هي البيانات التي تحتاج إلى الانتقال إليها؟ 4. ما مقدار التدريب الذي سيحتاجه الفريق؟ 5. ما هي التكلفة الشهرية أو السنوية كاملة؟ 6. هل يمكن للشركة التوقف عن استخدام أداة أخرى بعد اعتمادها؟ قد تبدو الأداة ميسورة التكلفة عند عرضها بمفردها. يمكن أن ترتفع التكلفة الإجمالية عند إضافة الإعداد والتدريب والدعم والاشتراكات المكررة. يمكن لتجربة قصيرة ذات هدف واضح أن توفر أدلة مفيدة. على سبيل المثال، قد يكون الهدف هو تقليل وقت إعداد الفاتورة من ساعتين إلى أربعين دقيقة في الأسبوع. يمكن للفريق قياس النتيجة قبل اتخاذ قرار أوسع. ### تحسين مراقبة المخزون، يؤدي المخزون الزائد إلى تقييد الأموال النقدية. يمكن أن يؤدي انخفاض المخزون إلى تأخير الطلبات والتأثير على ثقة العملاء. أستخدم السجلات الأساسية لتتبع ما يأتي وما يخرج وعدد مرات بيع كل عنصر. تشمل عمليات الفحص المفيدة ما يلي: - المنتجات سريعة الحركة - المنتجات بطيئة الحركة - العناصر ذات التلف المتكرر - الموردين الذين لديهم أوقات تسليم طويلة - المواد المطلوبة في كثير من الأحيان أكثر من اللازم اكتشف بائع تجزئة صغير في مانشستر أن العديد من المنتجات تشغل مساحة على الرف لعدة أشهر بينما كانت العناصر الشائعة غير متوفرة في كثير من الأحيان. قام المالك بمراجعة سجلات المبيعات، وخفض طلبات المنتجات البطيئة، ووضع نقطة إعادة طلب بسيطة للبائعين العاديين. التغيير لم يعتمد على نظام كبير. لقد جاءت من معلومات أفضل وروتين ثابت. ### أعط لكل مهمة مالكًا واضحًا. يصبح العمل أبطأ عندما يكون الجميع مسؤولين ولا أحد يخضع للمساءلة. أقوم بتعيين مالك واحد لكل مهمة مهمة، حتى عندما يدعمها عدة أشخاص. يمكن أن يتضمن سجل المهمة البسيط ما يلي: - اسم المهمة - الشخص المسؤول - تاريخ الانتهاء المتوقع - المعلومات المطلوبة - الإجراء التالي تساعد هذه البنية على تقليل الرسائل المتكررة وعمليات التسليم غير الواضحة. كما أنه يجعل من السهل اكتشاف التأخيرات قبل أن تؤثر على العميل. ### حماية الوقت للعمل المفيد يمكن للاجتماعات والإشعارات والطلبات العاجلة أن تقسم يوم العمل إلى أجزاء صغيرة. أقوم بتجميع المهام المماثلة عندما يكون ذلك ممكنًا. يمكن مراجعة رسائل البريد الإلكتروني في أوقات محددة. يمكن أن تتبع التقارير الروتينية جدولًا زمنيًا محددًا. يمكن أن تستخدم اجتماعات الفريق جدول أعمال قصيرًا ونتيجة واضحة. هذه التغييرات لا تتطلب ميزانية كبيرة. أنها تتطلب الاتفاق عبر الفريق. أقوم أيضًا بفصل العمل الذي يخلق قيمة عن العمل الذي يبلغ عن النشاط فقط. الجدول الزمني المزدحم لا يعني دائمًا الأداء القوي. المقياس الأفضل هو ما إذا كان الفريق سيكمل المهام المهمة مع عدد أقل من الأخطاء وجهد أقل. ### مراجعة النتائج بإجراءات بسيطة لا ينبغي الحكم على وفورات التكلفة من خلال الفاتورة وحدها. أقوم بتتبع مجموعة صغيرة من التدابير: - الوقت المستغرق في المهام المتكررة - عدد الأخطاء أو التصحيحات - وقت معالجة الطلب - التكلفة لكل طلب مكتمل - وقت استجابة العميل - الاشتراكات غير المستخدمة - المخزون المحتفظ به لفترات طويلة تعتمد المقاييس الصحيحة على العمل. قد تركز شركة الخدمة على وقت الاستجابة وساعات عمل الموظفين. قد يركز المتجر على حركة المخزون ودقة الطلب. عندما يؤدي التغيير إلى تحسين إجراء ما ولكنه يضر بآخر، فإنني أقوم بتعديل العملية بدلاً من إجبار الخطة على الاستمرار. يتم بناء العمليات الفعالة من خلال الاختيارات الصغيرة التي تناسب الأعمال. أقوم بمراجعة التكاليف، وإزالة العمل المتكرر، واستخدام الأدوات ذات الغرض الواضح، وإعطاء الأشخاص هيكلًا كافيًا للتصرف دون تأخير. والنتيجة لا تتعلق ببذل المزيد من الجهد في حد ذاتها. يتعلق الأمر باستخدام المال والوقت والاهتمام حيث يدعمون العمل الذي يقدره العملاء بالفعل.

تسعى العديد من الشركات إلى خفض التكلفة بنسبة 30% عندما تصبح هوامش الربح ضيقة. يبدو الهدف بسيطًا، لكن خفض النفقات دون خطة يمكن أن يخلق مشاكل جديدة: انخفاض جودة المنتج، وخدمة أبطأ، وضغط الموظفين، والعملاء غير الراضين. لقد وجدت أن المدخرات المستدامة تأتي عادة من تغييرات صغيرة عبر مجالات تكلفة متعددة. قد تقوم الشركة بتقليل الهدر في الشراء، وتحسين مراقبة المخزون، ومراجعة شروط الموردين، وإزالة المهام التي لا تدعم قيمة العميل. والنتيجة ليست دائما 30% بالضبط، ولا ينبغي لأي مزود مسؤول أن يعد بنفس النتيجة لكل شركة. المراجعة الواضحة تبدأ بالأرقام. أود أن أقسم الإنفاق الشهري إلى خمس مجموعات: - المواد والمخزون - الموظفون والعمل الخارجي - الشحن والتسليم - البرامج والأدوات المكتبية - تكاليف التسويق والمبيعات وهذا يجعل من السهل اكتشاف الإنفاق الخفي. قد تركز الشركة على الإيجار بينما تخسر المال من خلال البرامج غير المستخدمة، أو الشحن السريع، أو المخزون الزائد، أو العمل اليدوي المتكرر. يمكن لمراجعة التكلفة البسيطة اتباع هذه الخطوات. 1. سجل الوضع الحالي ** اجمع الفواتير وسجلات الرواتب وفواتير البرامج وبيانات الشحن وعقود الموردين لمدة ثلاثة إلى ستة أشهر. سأتجنب الاعتماد على الذاكرة لأن الرسوم الصغيرة يمكن أن تتراكم على مدار عام كامل. لكل نفقة، سجل: - المبلغ الشهري - الغرض التجاري - تاريخ انتهاء العقد - الشخص المسؤول - الاستخدام الفعلي - التأثير على العملاء غالبًا ما تكشف هذه العملية عن الخدمات التي تم شراؤها لحاجة سابقة ولكن لا يزال يتم الدفع مقابلها. **2. افصل التكاليف المفيدة عن النفايات التي يمكن تجنبها لا ينبغي إزالة كل النفقات. قد تبدو أداة دعم العملاء باهظة الثمن، إلا أنها قد تقلل من المبالغ المستردة وتساعد الموظفين على الاستجابة بشكل أسرع. قد يبدو المورد منخفض التكلفة جذابًا، في حين أن الجودة الرديئة تؤدي إلى المزيد من العائدات. أستخدم ثلاثة أسئلة: 1. هل تساعدنا هذه النفقات في تصنيع المنتج أو بيعه أو تسليمه؟ 2. هل يمكننا تحقيق نفس النتيجة مع نفايات أقل؟ 3. هل ستؤثر إزالته على تجربة العملاء؟ تساعد الإجابات في حماية الإنفاق المفيد مع تقليل الازدواجية. 3. مراجعة عادات الشراء يمكن أن تستحوذ تكاليف الموردين على حصة كبيرة من الميزانية. سأقارن الأسعار وأحجام الطلبات وشروط التسليم وشروط الدفع ومعدلات العيوب. النهج العملي هو تجميع المشتريات المماثلة. إذا قامت عدة أقسام بشراء نفس التغليف أو منتجات التنظيف أو المعدات المكتبية من موردين مختلفين، فقد تؤدي عملية شراء مشتركة واحدة إلى تقليل فروق الأسعار ورسوم التسليم. لا يلزم أن تصبح مراجعة الموردين ممارسة تتعلق بالسعر فقط. تسليم موثوق وجودة مستقرة. يمكن أن يؤدي انخفاض سعر الوحدة إلى ارتفاع التكاليف إذا تلقت الشركة بضائع تالفة أو شحنات متأخرة. 4. السيطرة على المخزون الزائد ** المخزون الموجود على الرف يربط الأموال النقدية. ويمكن أيضًا أن تصبح قديمة أو تالفة أو يصعب بيعها. سأقوم بمراجعة: - العناصر ذات المبيعات المنخفضة - المنتجات التي يتم طلبها بشكل زائد في كثير من الأحيان - المخزون الذي لم يتحرك لعدة أشهر - الاختلافات بين سجلات النظام والأعداد الفعلية - المشتريات الطارئة الناجمة عن سوء التخطيط قد يطلب بائع تجزئة صغير، على سبيل المثال، 500 وحدة لأن سعر الوحدة أقل. إذا تم بيع 200 وحدة فقط خلال فترة المبيعات المفيدة، فإن انخفاض سعر الوحدة لا يؤدي إلى انخفاض التكلفة الإجمالية. قد تؤدي الطلبات الصغيرة ذات التتبع الأفضل للطلب إلى نتيجة صحية. **5. التحقق من تكاليف التسليم والخدمة غالبًا ما تحتوي رسوم الشحن على نفقات يمكن تجنبها. قد تأتي الرسوم الإضافية من التسليم المستعجل، أو العناوين غير الصحيحة، أو الطلبات المقسمة، أو التخطيط السيئ للمسار. أود أن أقارن: - استخدام التسليم القياسي والسريع - متوسط ​​التكلفة لكل طلب - معدلات التسليم الفاشلة - حجم العبوة - إعادة الشحن - مناطق التسليم قد تؤدي الشركة التي تغير عبواتها من ثلاثة أحجام للصناديق إلى اثنين إلى تقليل استخدام المواد وتبسيط عمل المستودعات. التغيير الصحيح يعتمد على المنتج. ولا تزال السلع الهشة بحاجة إلى حماية مناسبة. 6. إزالة العمل اليدوي المتكرر تقضي العديد من الفرق وقتًا في نسخ البيانات بين الأنظمة، أو إعداد نفس التقارير، أو التحقق من المعلومات التي يمكن تخزينها في مكان واحد. قبل شراء برنامج جديد، أود أن أقوم بتخطيط العملية الحالية. قد يؤدي نموذج بسيط أو قاعدة بيانات مشتركة أو ميزة موجودة في النظام إلى حل المشكلة دون إضافة اشتراك شهري آخر. على سبيل المثال، قد تطلب شركة الخدمات من الموظفين إدخال تفاصيل العميل في البريد الإلكتروني وجدول البيانات ونظام الفوترة. يمكن أن تؤدي إزالة نقطة إدخال متكررة إلى توفير وقت الموظفين وتقليل الأخطاء. يجب قياس التوفير من خلال ساعات الإصدار، أو عدد أقل من التصحيحات، أو استجابة العملاء بشكل أسرع. 7. مراجعة الاشتراكات والعقود يمكن أن ينمو الإنفاق على البرامج بهدوء. أود أن أدرج كل اشتراك وترخيص مستخدم وتاريخ التجديد ونشاط تسجيل الدخول الفعلي. تشمل الفحوصات المفيدة ما يلي: - هل يتم استخدام جميع المقاعد المدفوعة؟ - هل تقوم العديد من الأدوات بوظائف مماثلة؟ - هل ما زالت الخطة الشهرية مناسبة؟ - هل العقد يتجدد تلقائيا؟ - هل هناك مميزات غير مستخدمة تؤثر على السعر؟ قد لا تحتاج الشركة إلى إلغاء النظام الأساسي. يمكن أن يؤدي نقل المقاعد غير المستخدمة إلى خطة أقل إلى حماية الوصول مع تقليل الفاتورة الشهرية. ** 8. قياس التسويق من خلال نتائج الأعمال** تحتاج تكاليف التسويق إلى مراجعة متأنية لأن الإنفاق المنخفض لا يعني دائمًا إنفاقًا جيدًا. سأقارن كل حملة حسب: - العملاء المتوقعون المؤهلون - المبيعات المستلمة - التكلفة لكل عميل - المبالغ المستردة أو الإلغاءات - الوقت المطلوب من الموظفين قد لا يزال الإعلان الذي يتلقى العديد من النقرات ينتج عنه القليل من الاستفسارات. قد تجذب حملة أخرى عددًا أقل من الزوار ولكنها تولد عملاء يبقون لفترة أطول. إن النظر إلى جودة المبيعات يعطي رؤية أفضل من حركة المرور وحدها. يتطلب إعلانات Google أيضًا مطالبات دقيقة وصفحات مقصودة واضحة وتطابقًا وثيقًا بين الإعلان والعرض. تدعم المعلومات الواضحة ثقة المستخدم وسلامة الحساب. 9. بناء خطة ادخار ينبغي تقسيم هدف الـ 30% إلى مناطق أصغر بدلاً من معاملته كقطعة واحدة كبيرة. قد تبدو خطة العينة كما يلي: - 8% من مراجعة الموردين والمشتريات - 6% من انخفاض المخزون الزائد - 5% من تغييرات الشحن - 4% من مقاعد البرامج غير المستخدمة - 4% من تحسينات العمليات - 3% من هدر التسويق هذه الأرقام هي أمثلة وليست وعدًا. يجب على كل شركة استخدام سجلاتها الخاصة. قد تصل بعض الشركات إلى تخفيض أكبر في فئة واحدة وتغيير طفيف في فئة أخرى. أفضّل اختبار تغيير واحد في كل مرة. إذا قامت شركة ما بتغيير الموردين والبرمجيات وطرق التسليم والموظفين في وقت واحد، يصبح من الصعب معرفة أي تغيير ساعد أو تسبب في مشاكل. 10. حماية قيمة العميل لا ينبغي أن يؤدي التحكم في التكلفة إلى زيادة صعوبة استخدام المنتج. قبل الموافقة على التخفيض، يجب أن أتحقق مما يلي: - هل سيصبح التسليم أقل موثوقية؟ - هل ستزيد أوقات الاستجابة؟ - هل ستتغير جودة المنتج؟ - هل سيفقد الموظفون الأدوات التي يحتاجونها؟ - هل سيواجه العملاء رسومًا جديدة أو ارتباكًا؟ يمكن أن يصبح الادخار على المدى القصير خطأً مكلفًا إذا أدى إلى استرداد الأموال أو المراجعات السيئة أو فقدان الأعمال المتكررة. أقوى خطط التكلفة تعتمد على الأدلة، وليس الخوف. لا تحتاج الشركة إلى إزالة كل النفقات. فهو يحتاج إلى فهم ما يفعله كل حساب، وقياس النتيجة، والاحتفاظ بالتغييرات التي تعمل على تحسين التوازن بين التكلفة وقيمة العميل. قد يكون التخفيض بنسبة 30% ممكنًا بالنسبة لبعض الشركات التي لديها نفايات عالية أو عمليات قديمة. وقد تصل الشركات الأخرى إلى 10% أو 15% مع حماية الجودة والخدمة. يمكن أن تكون كلتا النتيجتين مفيدتين عندما تكون الأرقام صادقة وتبقى العملية مستقرة.

عندما يصبح تتبع العمل أكثر صعوبة، تنخفض الكفاءة عادة بطرق صغيرة. يبقى الطلب في البريد الوارد. يوجد ملف في المجلد الخطأ. ينتظر أحد أعضاء الفريق التحديث قبل اتخاذ الخطوة التالية. يبدو كل تأخير بسيطًا، إلا أن التكلفة الإجمالية يمكن أن تؤثر على أوقات التسليم وعبء عمل الموظفين وخدمة العملاء. أرى أن Changxin هو وسيلة عملية لدمج هذه المهام في سير عمل واحد أكثر وضوحًا. الهدف ليس جعل الناس يعملون بشكل أسرع في كل لحظة. الهدف هو تقليل العمل المتكرر، والحد من التأخير الذي يمكن تجنبه، ومساعدة كل شخص على فهم ما يحتاج إلى الاهتمام. رؤية أوضح للعمل اليومي تعتمد العديد من الفرق على أدوات متفرقة ورسائل غير رسمية. يستخدم شخص البريد الإلكتروني، ويستخدم آخر جدول البيانات، والثالث يحتفظ بالملاحظات على الورق. قد يعمل هذا الإعداد لعدد صغير من المهام. ومع تزايد عبء العمل، يصبح من الصعب متابعة المعلومات. بإمكان شركة Changxin المساعدة في تنظيم المهام الرئيسية في عملية مشتركة. يمكن لأعضاء الفريق التحقق مما تم استلامه، وما يتم التعامل معه، وما لا يزال يحتاج إلى اتخاذ إجراء. وهذا يمنح المديرين رؤية أفضل لسير العمل دون مطالبة الموظفين بتحديثات متكررة. أجد هذا مفيدًا في العمليات التي يتعامل فيها عدة أشخاص مع طلب واحد. قد ينتقل استفسار العميل من المبيعات إلى التخطيط، ثم إلى الإنتاج والتسليم. عندما يتم تسجيل كل مرحلة في مكان واحد، يقضي الفريق وقتًا أقل في البحث عن أحدث المعلومات. إدخال بيانات أقل تكرارًا يستغرق إدخال البيانات يدويًا وقتًا ويخلق مساحة للأخطاء. يجوز للموظف نسخ نفس تفاصيل العميل إلى ثلاثة أنظمة. يمكن أن يؤدي خطأ كتابي بسيط إلى عنوان خاطئ أو كمية غير صحيحة أو استجابة متأخرة. يمكن لـ Changxin دعم عملية أكثر ترابطًا من خلال السماح للمعلومات بالتنقل بين الخطوات ذات الصلة. تعتمد الوظائف الدقيقة على الإعداد، ولكن مبدأ العمل بسيط: أدخل البيانات المفيدة مرة واحدة، ثم أعد استخدامها حيثما يكون ذلك مناسبًا. على سبيل المثال، قد يتلقى فريق التعبئة والتغليف طلبًا يتضمن تفاصيل المنتج ومتطلبات التسليم والتاريخ المستهدف. بدلاً من إدخال نفس المعلومات في سجلات منفصلة، ​​يمكن للفريق استخدام مصدر واحد معتمد للتخطيط والتحقق والمتابعة. لا يزال يتعين على الموظفين مراجعة المعلومات، لكنهم لا يحتاجون إلى تكرار نفس المهمة عدة مرات. ملكية مهمة واضحة تعد المسؤولية غير الواضحة سببًا شائعًا للتأخير. قد يتم إرسال رسالة إلى مجموعة، ولكن لا أحد يعرف من يجب أن يرد عليها. قد يتم وضع علامة "قيد المراجعة" على المهمة لعدة أيام دون اتخاذ إجراء تالٍ واضح. بإمكان شركة Changxin أن تجعل رؤية الملكية أسهل. يمكن ربط كل مهمة بشخص ومرحلة وموعد محدد. وهذا لا يلغي الحاجة إلى التواصل. أنه يعطي التواصل هيكل أكثر وضوحا. أفضل سير العمل الذي يجيب على ثلاثة أسئلة بسيطة: - من الذي يتولى المهمة؟ - ما العمل الذي يأتي بعد ذلك؟ - ما هي المعلومات التي لا تزال مفقودة؟ عندما تكون هذه النقاط واضحة، يمكن للمدير دعم الفريق دون التحقق من كل التفاصيل الصغيرة. ويمكن للموظفين أيضًا إثارة المشكلات مبكرًا، قبل أن تؤثر المهمة المفقودة على العميل. الاستخدام الأفضل لبيانات الأداء لا ينبغي الحكم على الكفاءة من خلال مدى انشغال الفريق. يأتي العرض الأفضل من البيانات المفيدة، مثل: - متوسط ​​وقت إكمال المهمة - عدد الطلبات المتأخرة - أعمال التصحيح المتكررة - المهام المفتوحة حسب القسم - وقت استجابة العميل - الساعات التي يقضيها في السجلات اليدوية يمكن لـ Changxin المساعدة في جمع هذه المعلومات من العمل اليومي. ويمكن للمديرين بعد ذلك مقارنة العملية الحالية بفترة سابقة وتحديد مكان ضياع الوقت. على سبيل المثال، قد يلاحظ فريق الخدمة أن ردود العملاء لا تتأخر من قبل موظفي الدعم. قد يحدث التأخير مبكرًا، عندما تنتظر الطلبات الموافقة عليها. هذا الاكتشاف يغير الحل. قد يحتاج الفريق إلى مسار موافقة أبسط بدلاً من عدد أكبر من الموظفين الذين يجيبون على الرسائل. طريقة عملية لتقديم Changxin يمكن أن يساعد الطرح الواضح الموظفين على التكيف مع قدر أقل من الارتباك. ابدأ بعملية واحدة تسبب تأخيرات منتظمة. تعد معالجة الطلبات وفحص المخزون وطلبات الخدمة والموافقات الداخلية من الخيارات الشائعة. خريطة الخطوات الحالية. اكتب من يتلقى المهمة، وأين يتم تخزين المعلومات، ومن يتحقق منها، وكيف يتم إغلاق المهمة. قم بإزالة الخطوات التي لا تضيف أي قيمة مفيدة. لا تقم بأتمتة عملية غير واضحة بالفعل. قم بتعيين قواعد بسيطة لأسماء المهام وتخزين الملفات وتسميات الحالة والمسؤولية. اللغة المتسقة تجعل النظام أسهل في الاستخدام. تدريب الموظفين بأمثلة من عملهم اليومي. يمكن أن يكون العرض التوضيحي القصير لمهمة مألوفة أكثر فائدة من قائمة طويلة من الميزات. قم بمراجعة العملية بعد فترة مناسبة. اسأل الموظفين أين ما زالوا يضيعون الوقت، وما هي المعلومات المفقودة، وما هي التنبيهات التي تسبب ضجيجًا. على سبيل المثال، قد يبدأ فريق مستودع صغير بطلبات التسليم بدلاً من تغيير كل عملية في وقت واحد. يمكن للفريق تتبع أوقات الطلب ومراحل الموافقة وحالة الانتقاء وسجلات الإرسال. وبمجرد نجاح العملية، يمكن تكييف نفس النهج لتجديد المخزون أو عوائده. تساعد هذه الطريقة التدريجية الشركة على معرفة ما تحتاجه قبل توسيع النظام. كما أنه يمنح الموظفين مساحة لمشاركة التعليقات بناءً على الاستخدام اليومي. إن شركة Changxin لا تحل محل التخطيط الجيد أو الموظفين المسؤولين. وتأتي قيمته من منح الناس طريقة أوضح لإدارة العمل. عندما يكون العثور على المعلومات أسهل، وتكون الملكية مرئية، ويتم تقليل الإدخال المتكرر، يمكن للفرق قضاء المزيد من الوقت في المهام التي تحتاج إلى حكم بشري. أفضل نتيجة ليست لوحة معلومات مليئة بالأرقام. إنه مكان عمل حيث يتم فقدان عدد أقل من الطلبات، ويتم تكرار عدد أقل من الخطوات، ويتلقى العملاء خدمة أكثر اتساقًا.

عندما ينتشر العمل اليومي عبر جداول البيانات ورسائل الدردشة وسلاسل رسائل البريد الإلكتروني والأدوات غير المتصلة، يمكن أن تؤدي الفجوات الصغيرة إلى حدوث تأخيرات كبيرة. قد يؤثر التحديث الفائت على العميل. قد يستغرق التقرير اليدوي ساعات. قد يقضي المدير وقتًا أطول في البحث عن المعلومات بدلاً من التصرف بناءً عليها. أعتقد أن العمليات الأكثر ذكاءً تبدأ برؤية واضحة لكيفية تحرك العمل عبر الشركة. الهدف ليس إضافة المزيد من البرامج أو إنشاء المزيد من الخطوات. الهدف هو مساعدة الأشخاص على رؤية ما يحتاج إلى الاهتمام، واتباع عملية متسقة، واتخاذ القرارات بمعلومات موثوقة. ## ابدأ بالعمل الذي تقوم به بالفعل لكل عمل مهام متكررة: - تلقي طلبات العملاء - تعيين العمل لأعضاء الفريق - التحقق من التقدم - مراجعة الموافقات - تحديث السجلات - إعداد التقارير - متابعة العمل غير المكتمل أبدأ بتعيين هذه المهام من البداية إلى النهاية. يوضح هذا أين يتباطأ العمل، وأين يتم فقدان المعلومات، وأين يكرر الموظفون نفس الإجراءات اليدوية. لا يلزم أن تكون خريطة العملية معقدة. يمكن لقائمة بسيطة من الإجراءات والمالكين والأدوات والتأخيرات الشائعة أن تكشف عن أنماط مفيدة. ## امنح كل مهمة مالكًا واضحًا غالبًا ما يتوقف العمل عندما يكون الأشخاص غير متأكدين من الذي يجب أن يتصرف بعد ذلك. يمكن أن تظهر عملية تشغيل واضحة: - من يتلقى الطلب - من يراجع التفاصيل - من يكمل المهمة - من يتحقق من النتيجة - عندما يتلقى العميل تحديثًا تساعد هذه البنية الفرق على تقليل الارتباك دون إزالة الحكم البشري. لا يزال بإمكان الموظفين التعامل مع الحالات غير العادية، بينما يتبع العمل الروتيني مسارًا مشتركًا. ## احتفظ بالمعلومات في مكان واحد قابل للاستخدام عندما تنتشر السجلات عبر أنظمة مختلفة، قد تعمل الفرق من معلومات قديمة أو غير كاملة. يمكن أن تساعد مساحة العمل المشتركة الموظفين في العثور على تفاصيل المهمة وملاحظات العملاء وتحديثات الحالة والملفات ذات الصلة دون البحث عبر قنوات متعددة. الإعداد الصحيح يعتمد على العمل. قد يحتاج الفريق الصغير فقط إلى لوحة مشروع جيدة التنظيم ونظام مستندات مشترك. قد تحتاج الشركة المتنامية إلى أدوات متصلة لإدارة العملاء أو التمويل أو المخزون أو تقديم الخدمات. والسؤال المفيد بسيط: هل يستطيع الأشخاص الذين يقومون بالعمل العثور على ما يحتاجون إليه دون سؤال عدة أشخاص آخرين؟ ## استخدم التقارير التي تدعم القرارات يجب أن تساعد التقارير الأشخاص على التصرف. لا توفر القائمة الطويلة من الأرقام دائمًا إرشادات مفيدة. أفضل التقارير التي تجيب على الأسئلة العملية: - ما هي المهام التي لا تزال مفتوحة؟ - أين يحدث التأخير؟ - ما هي المدة التي تستغرقها كل مرحلة عادة؟ - ما هي الطلبات التي تحتاج إلى مراجعة؟ - ما العمل الذي يخلق تكاليف متكررة؟ - هل يتلقى العملاء التحديثات في المرحلة المتوقعة؟ قد يكون التقرير الأسبوعي الواضح أكثر فائدة من لوحة التحكم الكبيرة المليئة بالمقاييس التي لا يتحقق منها أحد. ## مثال: فريق خدمة صغير تخيل شركة إصلاح تتلقى الطلبات عبر الهاتف والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. يسجل الموظفون بعض الطلبات في جدول بيانات، بينما يظل البعض الآخر في صناديق البريد الوارد الشخصية. يطلب الفنيون الحصول على التحديثات، ويقوم المديرون بإعداد التقارير من خلال جمع الملاحظات من العديد من الموظفين. يمكن للشركة تحسين العملية باستخدام نموذج طلب واحد وقائمة مهام مشتركة وتسميات الحالة مثل: - طلب جديد - المعلومات المطلوبة - مجدول - قيد التقدم - في انتظار المراجعة - مكتمل يمكن أن يتضمن كل طلب تفاصيل العميل وملاحظات الخدمة والفني المعين والتاريخ المتوقع والإجراء التالي. هذا التغيير لا يحل كل مشكلة تشغيلية. إنه ينشئ سجل عمل أكثر وضوحًا ويسهل معرفة مكان انتظار الطلب. ## بناء التحسينات في خطوات صغيرة يمكن أن تتبع خطة العمليات العملية هذا المسار: 1. قائمة الأعمال المتكررة ** اكتب المهام التي تحدث كل يوم أو أسبوع. قم بتضمين الأدوات التي يستخدمها الأشخاص والنقاط التي يتباطأ فيها العمل. **2. حدد عملية واحدة اختر عملية تؤثر على العملاء أو عبء عمل الموظفين أو إعداد التقارير. إن البدء بمنطقة واحدة يجعل من السهل قياس تأثير التغيير. 3. قم بإزالة عمليات التسليم التي يمكن تجنبها ** تحقق مما إذا تم إدخال نفس المعلومات أكثر من مرة أو تم تمريرها بين عدد كبير جدًا من الأشخاص. قم بتقليل الخطوات فقط عندما تظل الجودة والمراقبة واضحة. **4. قم بتعيين قواعد حالة بسيطة ** استخدم التصنيفات التي يفهمها الجميع. تجنب إنشاء عدد كبير جدًا من الفئات، نظرًا لأن القائمة الطويلة قد تجعل متابعة العملية أكثر صعوبة. **5. اختبر العملية مع الفريق يمكن للأشخاص الذين يستخدمون العملية تحديد المشكلات التي يسهل تفويتها من وجهة نظر الإدارة. اسأل أين تبدو العملية بطيئة أو غير واضحة أو يصعب الحفاظ عليها. **6. مراجعة التدابير المفيدة ** تتبع مجموعة صغيرة من الأرقام، مثل وقت الانتهاء، أو المهام المفتوحة، أو الأخطاء المتكررة، أو وقت استجابة العميل. قم بمراجعة الأرقام على فترات منتظمة واضبط العملية عندما تدعم النتائج التغيير. ## اجعل العملية سهلة الصيانة لا تعمل العملية إلا عندما يتمكن الأشخاص من استخدامها خلال يوم حافل. يجب أن تكون التعليمات قصيرة. يجب أن يكون أصحاب المهام مرئيين. يجب أن تقتصر المعلومات المطلوبة على ما يحتاجه الفريق بالفعل. يجب أن يكون الموظفون الجدد قادرين على فهم سير العمل دون جلسة تدريب طويلة. أوصي أيضًا بمراجعة العمليات بعد التغييرات في الموظفين أو طلب العملاء أو الأدوات أو أهداف العمل. قد يؤدي سير العمل الذي يناسب فريقًا مكونًا من خمسة أفراد إلى حدوث تأخيرات لفريق مكون من عشرين شخصًا. العمليات الأكثر ذكاءً لا تُبنى من التعقيد. إنها تأتي من الملكية الواضحة والمعلومات التي يمكن الوصول إليها والتقارير المفيدة والمراجعة المستمرة. عندما أستطيع أن أرى كيف يتحرك العمل، يمكنني أن أجد الدعم المطلوب. عندما يشارك الفريق نفس العملية، يعتمد عدد أقل من المهام على الذاكرة أو الرسائل المتفرقة. وهذا يخلق قاعدة أقوى للخدمة والتخطيط والنمو. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد تشانغ: Mr.Zhang@changxinparts.com/WhatsApp +8618863497776.

جيمس بي ووماك دانيال تي جونز دانييل روس 1990 الآلة التي غيرت العالم Taiichi Ohno 1988 نظام إنتاج تويوتا وراء الإنتاج واسع النطاق دبليو إدواردز ديمينغ 1986 الخروج من الأزمة مارتن كريستوفر 2016 اللوجستيات وإدارة سلسلة التوريد روبرت إس كابلان ديفيد بي نورتون 1996 بطاقة الأداء المتوازن ترجمة الإستراتيجية إلى عمل مايكل إي بورتر 1985 خلق الميزة التنافسية والحفاظ على التفوق الأداء